豊田通商システムズ 利用60%に

豊田通商システムズの取り組みは、多くの企業が抱える問題から始まった。Copilotのライセンスは購入されたが利用率はばらつき、若手ほど頻繁に使い、年齢が上がるほど利用頻度が下がるというものだ。社員からは何ができるのか分からないという声が上がり、既存の促進策は知られてはいたが利用にはつながらなかった。どの部門や誰が使っていないのか、その理由も簡単には特定できなかった。

そこで同社は、部門別・ユーザー別の利用率、機能別のアクション数、時系列の動向、業務削減時間を示す「Copilot利用状況可視化ツール」を構築し、ボトルネックを特定できるようにした。このデータに基づき、全員に同じプログラムを適用するのではなく、初級・中級・上級ユーザーを分けて研修した。さらに「Copilot Crew」を作り、Teamsのアイコンやステッカーでアクティブユーザーを可視化し、SNSや動画で事例を共有、Viva Insightsで展開を広げ、各部門にアンバサダーを配置し、2〜3カ月ごとに見直しと改善を回した。利用データが高利用率の役員へのインタビューや経営層近くでのハンズオンにつながり、経営の関与も深まった。

成果の鍵は、月次利用率60%と報告されたROIが、より低い水準から始まった部門でも維持できるかどうかにある。記事では利用データの収集が2〜3カ月ごとに続くとされている。同社がCopilotを便利ツールではなく業務削減数値に結び付いた投資対象として扱っていることも示唆され、同じ「ライセンスはあるが使われない」問題に悩む他社の参考になる可能性がある。